Una automatizaci贸n es un proceso basado en reglas y par谩metros que, cuando se cumplen, activan un evento (la automatizaci贸n). En t茅rminos m谩s simples, la automatizaci贸n verifica si se cumple una regla establecida y, si es as铆, dispara o ejecuta un evento o acci贸n.
Ejemplo: si env铆o una cotizaci贸n (la regla), entonces se env铆a un correo de seguimiento al d铆a siguiente (la acci贸n).
Para crear una automatizaci贸n, sigue los siguientes pasos:
1. Haz clic en "Automatizaci贸n" en el men煤 principal izquierdo.
2. Haz clic en el bot贸n "+ Crear Automatizaci贸n"
3. Crea un t铆tulo para tu automatizaci贸n y, si lo deseas, escribe una descripci贸n.
4. Asigna uno o m谩s miembros a la automatizaci贸n.
Los miembros asignados a la automatizaci贸n son los miembros a los que se les aplicar谩 la automatizaci贸n.
Puedes dar clic en "Saltar" para omitir este paso. M谩s adelante puedes asignar o quitar miembros de las automatizaciones.
5. Selecciona la categor铆a del disparador y el disparador
El primer paso en cualquier proceso de automatizaci贸n es definir el disparador.
El disparador es la acci贸n que inicia el proceso de automatizaci贸n. Son eventos o condiciones que deben cumplirse para que la automatizaci贸n se active.
Las categor铆as de disparadores son:
Prospectos
Contactos
Cotizaci贸n
Tratos
6. Selecciona el disparador
Existen diferentes disparadores para cada categor铆a y aqu铆 describimos cada uno de ellos en detalle:
Disparador Prospectos
Cuando se crea un nuevo prospecto: Este disparador se activa cuando un nuevo prospecto es creado dentro del CRM
Si la etiqueta del prospecto es: Este disparador se activa cuando a un prospecto se le agrega una etiqueta en particular. Tienes que seleccionar una de las etiquetas preexistentes.
Disparador Contactos
Cuando se crea un nuevo contacto: Este disparador se activa cuando un nuevo contacto es creado.
Si la etiqueta del contacto es: Este disparador se activa cuando a un contacto se le agrega una etiqueta en particular. Tienes que seleccionar una de las etiquetas preexistentes.
Si el contacto esta asignado a: Este disparador se activa cuando un contacto se asigna a un miembro del equipo. Debes seleccionar un miembro en espec铆fico.
Disparador Tratos
Cuando la etiqueta es: Este disparador se activa cuando una etiqueta en particular se agrega al trato. Tienes que seleccionar una de las etiquetas preexistentes.
Cuando los tratos entran o salen de una etapa: Este disparador se activa cuando un trato entra o sale de una etapa. Se tiene que definir si el trato entra o sale y, posteriormente, seleccionar el tipo de trato y la o las etapas.
Cuando los d铆as del trato en la etapa son <=, =, => : Este disparador se activa cuando un trato pasa cierto tiempo en una etapa. Se tiene que seleccionar el operador, el n煤mero de d铆as, tipo de trato y la etapa del trato.
Cuando el valor del trato es <=, =, => que : Este disparador se activa cuando el valor del trato tiene cierto monto en una etapa. Se tiene que seleccionar el operador, el valor o monto, el tipo de trato y la etapa del trato.
Cuando la fecha prevista del trato es <=, =, => que : Este disparador se activa cuando la fecha prevista del trato est谩 a cierto n煤mero de d铆as de la fecha prevista del trato. Se tiene que seleccionar el operador, el n煤mero de d铆as, tipo de trato y la etapa del trato.
Cuando el trato ha estado m谩s de {dias}, marcar como {abandonado o perdido}: Este disparador se activa cuando a un trato pasa cierto tiempo en una etapa y se quiere marcar en autom谩tico como abandonado o perdido. Se tiene que seleccionar el n煤mero de d铆as, el tipo y etapa del trato y seleccionar si se marcar谩 como perdido o abandonado y la raz贸n.
Cuando el trato est谩 podrido: Este disparador se activa cuando a un trato es identificado como podrido en cierta etapa. Se tiene que seleccionar el tipo de trato y etapa. Aprende m谩s sobre los tratos podridos.
Cuando el trato se marca como ganado, perdido o abandonado: Este disparador se activa cuando un trato se marca como ganado, perdido o abandonado.
Disparador Cotizaci贸n
Cuando se crea una nueva cotizaci贸n: Este disparador se activa cuando una nueva cotizaci贸n es creada.
Cuando el valor de la cotizaci贸n es <=, =, => que: Este disparador se activa cuando el valor de la cotizaci贸n tiene cierto monto. Se tiene que seleccionar el operador y el valor de la cotizaci贸n.
Cuando la cotizaci贸n es abierta o no: Este disparador se activa cuando la cotizaci贸n es abierta/le铆da por el cliente o no despu茅s de ciertos d铆as.
Cuando la cotizaci贸n es aceptada o rechazada: Este disparador se activa cuando la cotizaci贸n es recibida por el cliente, y este le da clic en aceptar o rechazar.
Cuando la cotizaci贸n entra o sale de una etapa: Este disparador se activa cuando la cotizaci贸n entra o sale de una etapa en particular. Se tiene que seleccionar si entra o sale y la etapa de la cotizaci贸n.
Si la cotizaci贸n no se ha actualizado en: Este disparador se activa cuando la cotizaci贸n no es actualizada en cierto n煤mero de d铆as.
Cuando la cotizaci贸n es aceptada o rechazada, cambiar a etapa: Este disparador se activa cuando la cotizaci贸n es recibida por el cliente, y este le da clic en aceptar o rechazar. Una vez que el cliente da clic, la cotizaci贸n cambiar谩 de forma automatizada a otra etapa. Se tiene que seleccionar la acci贸n y la nueva etapa.
Cuando la cotizaci贸n es creada por eQuote: Este disparador se activa cuando una cotizaci贸n se recibe usando el eQuote. Aprende m谩s sobre las eQuotes
Cuando la cotizaci贸n se cre贸 el: Este disparador se activa tomando en cuenta la fecha de creaci贸n de la cotizaci贸n. Se tiene que establecer el operador, el n煤mero de d铆as y la etapa.
Cuando {campo personalizado} de la cotizaci贸n es: Este disparador se activa cuando el campo personalizado de la cotizaci贸n tiene cierto valor.
Cuando la {fecha personalizada} de la cotizaci贸n es: Este disparador se activa cuando la fecha seleccionada de la cotizaci贸n se compara con una fecha espec铆fica o con un n煤mero de d铆as antes o despu茅s de la fecha personalizada indicada. Debes seleccionar el tipo de fecha, el operador, el n煤mero de d铆as o la fecha, y la etapa.
Cuando la cotizaci贸n incluye art铆culo: Este disparador se activa cuando la cotizaci贸n incluye un art铆culo en particular y cierta etapa. Se tiene que seleccionar el art铆culo y la etapa.
Cuando la cotizaci贸n se marca como factura: Este disparador se activa cuando se crea una factura.
Cuando la cotizaci贸n se env铆a: Este disparador se activa cuando una cotizaci贸n es enviada por 1陋 vez o para env铆os subsecuentes en cierta etapa.
Si la cotizaci贸n se encuentra en {etapa} despu茅s de {dias}, cambiar {etapa}: Este disparador se activa cuando la cotizaci贸n no cambia de etapa en un n煤mero de d铆as preestablecidos. La cotizaci贸n cambia automaticamente de etapa.
7. Haz clic en el signo de "+" que se encuentra en la parte izquierda del men煤 de automatizaciones
8. Selecciona uno de los 4 tipos de campos para continuar con la automatizaci贸n
Selecciona la acci贸n que quieres que la automatizaci贸n haga despu茅s de haber definido el disparador.
Esperar: Establece los d铆as que quieres esperar antes de realizar esta acci贸n.
Enviar correo: Te permite seleccionar de entre las plantillas de correo que ya creaste. Aprende m谩s sobre plantillas de correo.
Crear un recordatorio: Crea un recordatorio en el calendario de Osmos para cualquier miembro. Aprende m谩s sobre recordatorios.
Crear una tarea: Crea una tarea dentro de Osmos para cualquier miembro del equipo. Aprende m谩s sobre tareas.
Puedes seguir agregando otros pasos al dar clic en el signo de "+".
7. Publicar la automatizaci贸n
Para publicar la automatizaci贸n, da clic en el bot贸n que dice "Publicar" del lado superior derecho.