¿Cómo Diseñar una Plantilla de Cotización? Osmos Sales CRM

En esta guía, aprenderás a crear y personalizar tu propia plantilla de cotización en Osmos.

Pasos para crear una plantilla de cotización

1. Dirígete al menú lateral izquierdo, selecciona la sección "Plantillas" y haz clic en "Plantillas de cotización"

2. Listado de "Plantillas de Cotización"

En el listado de "Plantillas de cotización", verás tres pestañas. Podrás ver todas las plantillas disponibles, plantillas personalizadas (creadas por ti) y plantillas de Osmos (plantillas listas para utilizarse) .

3. Administrar plantillas existentes desde el ícono de la tuerca

Desde aquí podrás:

Establecer una plantilla como predeterminada, es decir, será la plantilla por defecto utilizada al crear una cotización.
Editar la plantilla
Ver una vista previa
Duplicar la plantilla
Eliminar la plantilla

4. Para crear una nueva plantilla, haz clic en el botón "Crear una plantilla de cotización"

5. Asigna un nombre a tu plantilla y haz clic en "Comenzar"

Los tipos de elementos de tus plantillas

Hemos agrupado los "elementos" que puedes agregar en las plantillas en 7 categorías. Estos se encuentran a la izquierda de la pantalla.

Elementos de Diseño:

Para agregar textos, encabezados, imágenes, divisiones, tablas, espacios vacíos, etc.

Encabezado: Agrega títulos o subtítulos que permiten estructurar y organizar visualmente la información.
Texto: Inserta bloques de texto fijo, ideal para instrucciones, descripciones o introducciones.
Imagen: Permite agregar imágenes estáticas, como logotipos o banners.
Divisor: Añade una línea horizontal que separa visualmente secciones de la plantilla.
Fecha: Inserta un campo para mostrar una fecha en la cotización. Existen 4 tipos de fechas, tres de ellas se actualizan automaticamente (fecha de creacion, fecha de cotización y fecha de factura) y la opción personalizada te da la opción de seleccionar una fecha de manera manual al crear las cotizaciones.
Tabla: Agrega una tabla para organizar información en varias columnas.
Lista numerada: Agrega una lista ordenada con números, útil para pasos o instrucciones secuenciales.
Lista de viñetas: Inserta una lista marcada con puntos.
Cláusulas: Permite agregar y guardar cláusulas predefinidas que pueden ser seleccionadas en cada cotización. Esto te da la flexibilidad de personalizar las cláusulas aplicables a cada cotización. Puedes elegir qué cláusulas aplican e incluso agregar nuevas directamente desde tu cotización.
Caja de texto: Campo de texto que te permite ingresar texto directamente en las cotizaciones.
Hora: Te permite seleccionar y mostrar una hora específica.
ID de Cotización: Muestra el número identificador único de la cotización, generado automáticamente.
ID de Factura: Muestra el número identificador único de la factura, generado automáticamente.
Tipo de documento: Al agregar este elemento, el título se actualizará automáticamente a "Cotización" o "Factura", dependiendo si el documento es una cotización o si se ha convertido en una factura.
Espacio en blanco: Inserta un bloque vacío para separar visualmente elementos o crear márgenes.
Reservas: Permite establecer una fecha de inicio y una fecha de finalización para un servicio. Es especialmente útil al alquilar equipos o al ofrecer servicios por tiempo determinado. También te ayuda a controlar la disponibilidad de los servicios al generar cotizaciones y crear órdenes de venta.
Adjuntos: Permite adjuntar archivos a las cotizaciones.

Elementos de Contacto:

Estos elementos muestran la información del contacto automáticamente dentro de la cotización.

Fuente del contacto: Muestra el canal del que proviene el contacto (WhatsApp, correo, entre otros).
Nombre completo: Inserta el nombre y apellido del contacto en un solo campo.
Idioma: Muestra el idioma preferido del contacto.
Nombre: Inserta el primer nombre del contacto.
Apellido: Inserta solo el apellido del contacto.
Correo electrónico: Muestra el email registrado del contacto.
Teléfono: Muestra el número telefónico del contacto.
Dirección: Inserta la dirección física asociada al contacto.
Perfiles sociales: Muestra enlaces a redes sociales u otros perfiles digitales.

Elementos de Organización:

Estos elementos muestran la información de la organización asociada al contacto automáticamente dentro de la cotización.

Logo de la organización: Muestra el logotipo de la organización.
Nombre de la organización: Muestra el nombre de la empresa u organización vinculada al contacto.
Correo electrónico: Inserta el correo electrónico registrado de la organización.
Teléfono: Muestra el número de contacto de la organización.
Dirección: Inserta la dirección física registrada de la organización.

Elementos de Precios:

Estos elementos muestran la información relacionado a los artículos, y precios.

Total a pagar: Se calcula automáticamente al generar la cotización, mostrando el monto final que el cliente debe pagar.
Firma: Inserta un recuadro donde la firma del cliente digital aparecera al firmar y aceptar la cotización.
Total: Muestra los distintos valores relacionados con el total de la cotización, incluyendo el subtotal, descuentos, subtotal con descuento, impuestos y el total general. También puedes agregar valores adicionales personalizados según tus necesidades.
Pagar ahora: Permite establecer automáticamente el porcentaje del monto total que el cliente debe pagar como anticipo. Este monto se generará automáticamente en la cotización.
Pagos: Permite mostrar una tabla con el acuerdo de pagos. En esta tabla aparecera el nombre del pago, fecha, método, monto y porcentaje correspondiente.
Tabla de artículos: Permite agregar y personalizar la tabla donde aparecerán tus productos y servicios a cotizar.
NOTA: Al crear una cotización, este es el lugar donde agregarás los artículos que desees. Incluso puedes añadir múltiples tablas en tu cotización para separar tus ofertas.

Elementos de Campos Personalizados:

Estos elementos te permiten personalizar las cotizaciones. Por ejemplo puedes agregar preguntas y opciones de respuestas.

IMPORTANTE: Estos campos son extremadamente útiles en el eQuote, ya que permiten capturar información relevante de la cotización directamente de tus contactos o clientes.

Aprende cómo utilizar el eQuote.

Caja de selección: Agrega un menú desplegable con opciones predefinidas para que tú o el cliente seleccione una sola respuesta.
Opciones múltiple: Permite mostrar varias opciones con casillas para que tú o el cliente pueda seleccionar más de una alternativa.
Opción única: Muestra varias opciones pero solo permite que tú o el cliente elija una (tipo botón de selección).
Campo de entrada: Inserta un campo libre para que tú o el cliente escriba.

Elementos del Espacio de Trabajo:

Estos elementos te permiten personalizar las cotizaciones con la información de tu espacio de trabajo o negocio.

Nombre de miembro: Muestra el nombre del miembro del equipo asignado a la cotización.
Logo del espacio de trabajo: El logo de tu espacio de trabajo que se agrega desde la sección "Perfil del Espacio de Trabajo".
Nombre del negocio: Inserta automáticamente el nombre legal de tu empresa.
Nombre comercial: Muestra el nombre con el que tu empresa se presenta al público (si es distinto del nombre legal).
RFC: Agrega automáticamente el ID fiscal de tu negocio.
Países del espacio de trabajo: Muestra el país en donde tu negocio opera.
Sitio web: Inserta la URL del sitio web.
Perfiles sociales: Muestra los enlaces a redes sociales que hayas configurado en tu perfil.
Correo electrónico: Inserta el correo del espacio de trabajo.
Teléfono del espacio de trabajo: Agrega el número de teléfono registrado para tu empresa.
Dirección del espacio de trabajo: Muestra la dirección física de tu empresa según el perfil del espacio de trabajo.

Elementos de Prospectos:

Estos elementos te permiten personalizar las cotizaciones con la información de tu prospectos o tratos.

Título del trato: Muestra el nombre o asunto asignado al trato.
Fecha estimada: Refleja la fecha prevista de cierre del trato.
Valor del trato: Muestra el monto estimado del trato.
Etapa del trato: Indica la fase actual del proceso de venta (ej. en progreso, ganado).
Descripción del trato: Agrega automáticamente la descripción o del trato.

Personaliza los elementos en tu plantilla de cotización

Los elementos agregados a tu plantilla, pueden ser personalizados individualmente utilizando las propiedades de cada uno de los elementos.

1. Haz doble clic en el elemento de tu plantilla que quieras personalizar

Se abrirá la columna de "Propiedades" a la derecha donde podrás ajustar la posición, la descripción, distribución (márgenes y rellenos), diseño del texto y más. Cada elemento puede tener más o menos propiedades dependiendo de su función.

2. Personaliza las propiedades del elemento

Estas son algunas de las opciones de personalización que puedes utilizar en la mayoria de los elementos

Columna: El área de diseño de la plantilla de cotización está estructurada como una cuadrícula, con columnas para el ancho y filas para la altura. Osmos te permite definir el ancho de cada elemento especificando cuántas columnas ocupará, de 1 a 4. Esto determina cuántos elementos pueden caber en esa fila al establecer el número de columnas.
Valor: Este es el título que quieres mostrar del elemento en la cotización. También puedes dejarlo vacío para no mostrar ningun título y solo mostrar la informacion correspondiente. Ejemplo: No es necesario describir email, por lo que puedes dejar el valor vacío y simplemente mostrar el email en la cotización.
Distribución: Agrega márgenes y relleno al elemento para alinearlos con respecto a otros elementos. Recuerda que los elementos están contenidos en columnas, y la alineación está basada en esto.
Diseño: Alinea los textos, tamaño de la fuente, color, etc.
Ocultar Elemento: Al activar esta opción, puedes ocultar elementos específicos de las cotizaciones y facturas cuando son enviadas a los clientes. Esta función es útil cuando necesitas mantener cierta información visible dentro de Osmos pero oculta para los clientes cuando estos visualizan la cotización.
Agregar: Algunos elementos te permiten agregar listas de opciones (lista numerada, lista de viñetas, campos personalizados y cláusulas).

Personaliza la plantilla de manera global

Puedes personalizar los estilos de las plantillas de manera global. Al realizar esta acción, todos los elementos de la plantilla serán modificados y estandarizados (puedes personalizar elementos de manera individual una vez hayas establecido los estilos globales).